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忘年会・新年会の幹事はこれで完璧!?幹事の心得&マニュアル

忘年会・新年会の幹事はこれで完璧!?幹事の心得&マニュアル

こんにちは!ディレクター小倉です。
もう年の瀬…早いものですね。

 

年末といえば忘年会!!年が明ければ新年会!!
何かにつけて飲みの席が増えるこの時期。
仲間内の会ならば気軽にワイワイできますが…
目上の方や仕事関係の方もいるとなると準備無しというわけにはいきません。

 

そこで必要なのが幹事の存在!
幹事に任命されたらラッキーと思いましょう♪
段取り力を養い、それをアピールできるチャンスです。

 

学生時代、THE体育会系の部活に所属し、
前職で体育会系営業会社に勤めた経験を元に…

できないヤツとは言わせない?幹事さん必見チェック項目をまとめてみました。

 

※ちゃんとチェックしたのに上司に叱られた…なんて場合はごめんなさい。
ぜひ共有してください。みんなで目指せ名幹事!笑

まずはじめに

◆会の目的を理解する

 

これなくして成功はありません!!!
忘年会、新年会、決起会、歓迎会、壮行会…
さらにはその会で何をどうしたいのかをしっかりとリストアップしておきましょう。

 

例えば「新入社員と既存社員御親睦を深める」という目的の場合とお客様相手の接待では
選ぶお店も参加メンバーも内容も席順も、何もかもが変わってきます。

 

しっかりその会で成し遂げたいことを理解しましょう。

 

それがインプットできたら、さっそく準備スタートです!

参加者候補の洗い出し

◆会の目的から参加者候補を洗い出す

 

まずはざっくりと参加者候補を洗い出し、年齢層や男女比率、規模感を把握しましょう。

日程調整

◆業務に差し支えない日を選ぶ
◆より多くの人が参加できる日を選ぶ

 

飲み会となるとやはり翌日への配慮は必要です。
業種や参加者を鑑みて検討しましょう。
キーパーソンには事前に根回しを!主役が不在…なんてことにならないように気をつけてください。
そして日が近すぎると参加者も予定を調整できません。しっかりと余裕を持った日程を選びましょう。

会場選び

◆場所は適切か

 

ある程度参加者が決まったら、その参加者たちの集まりやすい場所の目星をつけましょう。
参加者が使用するであろう交通機関の最寄駅(バス停)のチェックはもちろん、
そこまでの道順や交通機関の時間等も確認し、案内してあげると丁寧です。
「すべての参加者にとって便利な場所」というのはなかなか難しいかもしれませんが、
その場合はゲストや年長者といったキーパーソンにに気を遣うべきです。
送迎が必要な場合はその確認も忘れずに!
また、2次会等を予定している場合はその動線も考慮しましょう。

 

◆予算に合っているか

 

会費に応じたお店であることが大前提。
目的や参加者の層に応じた設定を。

 

◆店の雰囲気や席は適切か

 

せっかくの会なのにガヤガヤとした会場で仲間の声も聞こえない…なんてことのないように
店の雰囲気は事前にチェックしましょう。
また、年輩の方や足が不自由な方などがいる場合はテーブル席が良いでしょうし、
一般的な忘年会や歓迎会等の会であれば交流を図りやすい座敷席が良いでしょう。
参加者への配慮、周囲の客への配慮という面からしても個室が望ましいと思います。

 

◆料理や飲み物は参加者に合っているか

 

参加者の嗜好、特にキーパーソンの嗜好に沿った料理や飲み物があることを確認しましょう。
特に飲み物についてはコース専用メニューを用意しているお店も多いはず。しっかりチェックしておきましょう。
ドライバーやお子さんがいる場合はソフトドリンクも要確認です。
また、参加者に男性が多い場合にはボリューム感のあるものを。
食物アレルギーなどもわかる範囲で確認しましょう。

 

◆お店の予約

 

予約の行き違いがないよう、しっかりと確認を!
また、マイク等の備品を借りる際にはその確認もしておきましょう。
キャンセル時の料金や、人数変更がいつまで可能かなども確認しておくと良いでしょう。

 

※可能であれば下見をしましょう!
会の規模や目的によっては必須です。
店員さんの対や席の配置、テーブルの移動可否やお手洗いの状況、誘導を考えて店周辺の目印や道順など
現地に行くことでわかることがたくさんあります。

当日のスケジュール(内容)と役割を決める

これは本当に重要!
細かく決めてやりすぎることはありません!

 

◆席順を決める

 

主役はやはり中央付近に。あとは目的に応じて考えましょう。
同じ性別や立場の人がかたまらないよう配慮したり、喫煙者と非喫煙者の配慮をしたり…
まるでパズルですが、手抜きは禁物!
人数が多い場合は座席表をつくって誘導したり、各席に席次表を置いておくとスムーズです。
また、幹事は動きやすいように料理の提供場所(入口付近)に。
幹事が複数いる場合は、メニューやドリンクの声かけができるようまんべんなく振り分けましょう。

 

◆内容を決める

 

いつもと同じ飲み会で終わらせないために、当日場が間延びしたいために、当日の流れを考えます。
目的によっては出し物や抽選会などのイベントを挟むのもGood!
その場合はルールなどもしっかり策定しましょう。
経費も盛り込んだ会費設定にすることをお忘れなく。
また、絶対に外せない「はじめ(乾杯)の挨拶」「締めの挨拶」は誰に頼むかもしっかり吟味して。
一般的にははじめの挨拶を参加者トップが、締めの挨拶を2番手が行うことが多いと思います。
そして挨拶の依頼は事前におこなっておきましょう。

 

◆タイムスケジュールをつくり、役割と準備物を確認する

 

当日の流れを時系列で考え、漏れがないか確認しましょう。

<気を付けるポイント>
・店には参加者より早く到着し、受付や誘導の準備を
┗事前に会費を集めておける場合はその方がスムーズ。当日現地で徴収の場合は受付リストの作成と釣銭の準備も忘れずに。
・挨拶をしてくれる人の名前は間違いのないように確認を
・スケジュールは分単位で見える化
・各フェーズでの役割分担と準備物も洗い出しを
・支払いは会が終わるまでに終えておく
┗参加者ごとに領収書が必要な場合は事前に準備

 

また、2次会まで事前に計画している場合は2次会会場への移動や会のスケジュールも同様に作成を。
正式な案内を1次会までとするなら2次会会場の候補を事前に挙げておき、1次会半ばで出席者確認し予約を。
1次会が終わってから確認するようでは、モタモタ感が出てしまい、参加者を待たせてしまうことになるので注意です。

 

◆シミュレーションをする

 

「タイムスケジュール」「役割」「準備物」の再確認を。
念には念を!!です。できれば複数人でチェックしましょう。
自分では完璧に準備したつもりでも意外と見落としている点があったりするものです。
いろんな参加者の立場になって考えてみましょう。全員が楽しく会を終えられそうですか?

正式な案内をする

◆参加者に正式な案内をする

 

書面やメールといった方法は会の規模や目的に沿って判断を。
案内のタイミングがギリギリにならないようにゆとりをもって動きましょう。
会場やざっくりとした当日の内容・スケジュールが決まったら早めにお知らせするようにしましょう。
会費徴収のタイミングやドレスコード、準備物がある場合はその依頼も忘れずに。

当日頑張る

当日はホストである意識で気配り目配り心配り!
とにかく参加者が行動に「迷う」「不安になる」ようなことがないように。
料理を取り分けたり、オーダーを促したり、会話に入れていない人をサポートしたり…
とにかく目を光らせましょう。

私も営業時代は上司のたばこの銘柄を事前に確認し購入しておき、予備を忍ばせていたりもしたものです。。

 

とはいえ、一番大事なのは幹事も楽しむこと!
相手に気を遣わせる「気遣い」って、した方もされた方もモヤモヤ感が残りますよね。
明るく楽しくさりげなく!
そのためにはやっぱり段取り8割。事前の準備が必須なのです。

 

さいごに

いかがでしたでしょうか?

最近ではまとめサイトで1次会会場周辺の2次会に適した店を提案してくれたり、
複数人数の日程調整のための便利なサービスもありますので参考までに。

参考:調整さん  LINEスケジュール 

 

また、参加者に感想を聞けるようであればそれも素敵ですね。
後輩や次回幹事が困らないよう、改善点は是非共有を。

 

さぁみんなで忘年だ~~~!!!

この記事を書いたのは…

 
Webディレクター 小倉 典子

営業ディレクター

小倉 典子

Noriko Ogura

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