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タスク管理で作業効率を上げるコツ探し

タスク管理

 

こんにちは!webディレクターの小倉です。

今日は最近の私の課題でもある「タスク管理」について。

 

日々の業務の中で「やらなければならないこと」は小さなものから骨の折れるものまでたくさん生まれてきます。

よく「優先順位をつけて…」と言いますが、優先順位をつけたはずなのに、思うように仕事が完了しない…」なんてこと誰しも経験があることだと思います。

 

私もこれまでやっていたことがおろそかになっている状況を反省し、ギア踏んでみようと思います!

現状、タスクを書き出し、急ぎのもの順に並べる程度…

 

今の状況をどうにかしたい!

とお思いの皆さん、一緒に頑張りましょう♪

 

仕事を遅らせるものって?

仕事が予定通りに進まない原因は、大きく分けて3つ!

参照:タスク管理を習慣化し、物事を成し遂げるためにやるべき4つのこと

 

1.仕事の目的が明確ではないこと

2.何にとりかかったらいいのかがわからないこと

3.仕事の途中で割り込まれること

 

どれも「わかる~」と思いませんか?

 

1は言うまでもありません。目的がわからなければやるべきことも見えてきません。

 

2は「次に取りかかるべきものがあやふやで、やる気が出ない・・・」「考えることを先送りにしてしまう」といったケース。漠然とした目標だったり、大きなプロジェクトが功なりがち。

達成までの行動を洗い出すことが出来ていなければ、実際に何をしたらいいのか足が止まってしまします。

 

3もアルアルですね!お客様からの急な依頼、上司からの指示…対応していると、自分がやりかけていたことを思いだし、「あれもしなければ!これもしなければ!」と分散してしまいがち。集中できません。

 

これらを踏まえた上で…いろんな情報から私が「大切だな…」「やってみよう!」と思うことを共有します!!

いま、自分が何にどれだけ時間を使っているのか把握する

まずは前段階。日々の業務の中で何にどれだけ時間がかかっているのかを「細かく」把握することが必要です。

 

対応していることを分単位で記録し、自分の作業スピードや無駄を知ることができれば、スケジューリングに活かすことができます。

今の業務において、コレ、なんとなくで進めてしまっていたな…と反省。

一つ一つの所要時間がわかれば、同じ作業は更に短時間で!と励みにもなります。

タスクに期限を設ける

これまで私はタスクを書き出すという作業は行っていましたが、ここが弱かったんだと思います。

タスクを書き出した際に、必ず「具体的な期限をセットで書き出す」ということを実行すべき!

それによって遅れが出た場合の早期修正ができます。

逆に同じ期限にタスクが集中していれば、早期着手なり依頼なりの手が打てます。

 

ここがあいまいだと結局ギリギリになる、遅れる…という状況から抜け出せないような気がします。

翌日のスケジュールを考える

前日までにスケジュールを考えておくと、脳みそもスッキリ!迷いなく業務に向かえます。

その時、「自分だけでやるタスク」「だれかと一緒にやるタスク」「突発で入るであろうタスク」の時間を考えることが重要です。

自分だけでやる細かいタスクはすくジュールに記入されないことが多いですが、ここが意外と時間を奪うケースもあるような気がします。

 

そして何より、予定通りに1日を終えられた達成感!

これがあるとモチベーションも上がります。

おわりに

いかがでしょう?少しでも共感できる部分があれば、さっそくとりいれてみてください。

 

私も有言実行!

行動に移しながらフィードバックしていきますね。

読んでみたい関連本やツールもあるので、良いものあれば共有していきます♪

 

それでは!

この記事を書いたのは…

 
Webディレクター 小倉 典子

営業ディレクター

小倉 典子

Noriko Ogura

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